· 

#vraagvanvandaag - Faciliteren van kwaliteiten

Emma: "Je bent toch altijd zooo georganiseerd!". Leuk zo'n compliment van mijn leidinggevende, maar nu beheer ik dus altijd de vergaderagenda, zit ik iedereen achter zijn broek aan en ben ik de eerste en de laatste die weggaat... NU zou ik wel eens de chaoot willen zijn die met de meest creatieve ideeën komt.

Van kwaliteiten naar rollen

Klopt, de één is nou eenmaal beter in organiseren en de ander is nou eenmaal beter in het bedenken van ideeën. Als mensen zijn we gewend (bewust en onbewust) de rollen binnen een team te bepalen, zodat we op de korte termijn duidelijkheid en structuur hebben. Het ook wel bekende 'in hokjes plaatsen'. De valkuil is echter dat deze overheersende kwaliteiten van werknemers hun rollen blijvend beïnvloeden. De rollen staan dan vast en creëren een afstand tussen collega's onderling (jij de chaoot en ik de organisator). Dit belemmert de onderlinge communicatie, wat op de lange termijn juist zorgt voor onduidelijkheid en vastgeroeste structuren.

 

Door het vaststellen van rollen worden de kwaliteiten van werknemers niet optimaal benut.

Gelukkig heb je als leidinggevende hier invloed op.

Leiderschap en Communicatie

Hoe erken je als leidinggevende dan wel de kwaliteiten van jouw werknemers, zonder deze in een rol vast te zetten? 

 

De rollen binnen een team, niet te verwarren met functies, kunnen verschuiven. Het ene moment neemt bijvoorbeeld jouw collega Emma meer de leiding en het andere moment doe jij dit. Zo blijft de "eigenaarschap" bij het hele team in plaats van bij één persoon. Oftewel, iedereen is verantwoordelijk voor het slagen van de vergadering. 

 

Als leidinggevende heb je hier invloed op door nadrukkelijk de aanwezige rollen te bespreken zonder deze "aan een persoon te plakken". Hierbij kan je wel expliciet de verwachtingen benadrukken.


De communicatie richting de werknemer doorloopt de volgende drie stappen:

  1. Erkenning van de kwaliteit en bijdrage
  2. Verwachting richting werknemer(s)
  3. Spreiding over collega's

Voorbeeld: "Emma, dankjewel dat je deze keer de vergaderagenda hebt voorbereid (erkenning). Nu is het voor het resultaat van de vergadering van belang dat iedereen input voor de agenda levert (verwachting). Wie levert voor volgende week ook agendapunten aan (spreiding)?"

 

Hiermee spreek je als leidinggevende Emma niet aan op haar rol als organisator, maar aan op haar positieve bijdrage. Daarnaast biedt je zowel Emma als andere collega's de kans om andere kwaliteiten in te zetten. Wanneer de overige werknemers geen initiatief tonen (dus Emma pakt het de volgende keer toch maar weer op), dan kan je de werknemers hier individueel op aanspreken. Je hebt namelijk eerder al jouw verwachtingen uitgesproken. 

#vraagvanvandaag: HOE FACILITEER JIJ HET OPTIMAAL BENUTTEN VAN IEDERS KWALITEITEN?

factiliteer in duidelijkheid en structuur

Kortom als leidinggevende kan je structuur en duidelijkheid scheppen door de rollen aan het hele team te koppelen in plaats van aan specifieke personen. Je creëert daarmee een open en dynamische structuur die zichzelf aanpast aan de situatie. Tevens zorgt het letterlijk benoemen en actief verspreiden van de rollen voor duidelijkheid. Iedereen weet immers wat er van hem of haar verwacht wordt en wat je van jouw collega's mag verwachten.

 

Hoe zou je nu met deze achtergrond informatie de #vraagvanvandaag beantwoorden?


Note: #vraagvanvandaag is een twee wekelijks terugkerend onderdeel. In een korte video wordt je als ondernemer even aan het denken gezet. Leuk om de dag mee te beginnen!